KPI, Key Performance Indicator, nøgletal – kært barn har mange navne. Men uanset antallet af navne er de sværere at komme udenom, når der skal drives forretning.
Arbejder du isoleret i din designerede afdeling eller opererer du i et helhedsperspektiv? Der vil altid være KPI’er, som dit arbejde kan gavnes af.
Om det skal være for at finde optimeringsmuligheder nemmere, undgå faldgruber i dit arbejde eller generelt bare danne dig et bedre overblik over virksomhedens situation, så er disse et stærkt værktøj.
Vi vil ikke bruge for meget tid på at forklare, hvad KPI’er er og hvordan man udvælger dem – det kan du læse mere om her.
I stedet vil vi hellere bruge din læsetid på at komme med konkrete KPI eksempler, som virksomheder bruger i deres arbejdsgange. Forhåbentligt kan det hjælpe med inspiration til, hvordan du kan optimere din virksomheds egne arbejdsgange.
Hvilke KPI’er giver mening at tracke?
KPI’er kommer i alle forskellige størrelser alt afhængigt af deres vigtighed. Nogle måler enkelte, mindre bevægelser i dele af virksomhed, hvor andre gør det muligt at måle en virksomheds sandsynlighed for overlevelse.
For at skelne mellem vigtigheden af disse, kategoriseres de enten som High-level KPI’er eller Low-level KPI’er.
De KPI’er, der kategoriseres som High-level, er dem, der er vigtige for en virksomhed som helhed og ikke kun en bestemt afdeling af den. Det er den, der tages store beslutninger ud fra, som kan ændre hele flowet i virksomheden.
Low-level KPI’er er derimod dem, der anses for at være vigtige for én eller flere afdelinger, men ikke virksomheden som helhed. De kan hjælpe med at tage beslutninger på afdelingsbasis, men de er ikke isoleret set livsnødvendige for en virksomheds overlevelse.
Nu er kategorierne på plads – hvilke KPI’er giver det så mening at tracke?
High-level KPI’er
Disse KPI’er måler virksomheden som helhed.
- Overskudsgrad
- Kost for kundeanskaffelse (Customer Acquisition Cost)
- Kundeværdig (Customer Lifetime Value)
- Likviditetsgrad
- Soliditetsgrad
Der er selvfølgelig mange flere key performance indicators, som en virksomhed kunne gavnes af at tracke, men det ville være umiligt at liste dem alle i denne artikel.
Vi mener dog, at disse 5 high-level KPI’er er dem, som de fleste virksomheder i alle brancher kan måle sin virksomhed på eller opbygge den omkring.
Low-level KPI’er
Disse KPI’er kan måle dele af virksomheden, men ikke helheden.
Hjemmeside og sociale medier
- Trafik på hjemmeside (organisk trafik og betalt trafik)
Vigtigt i: Marketing
- CTR (Click Through Rate)
Vigtigt i: Marketing, Webudvikling
- Bounce rate
Vigtigt i: Marketing, Webudvikling
- Churn
Vigtigt i: Marketing, Webudvikling
- Unikke besøgende
Vigtigt i: Marketing
Butikker
- Tid brugt i butikken
Vigtigt i: Salg, Ledelsen, Marketing
- Stock turnover
Vigtigt i: Logistik, Ledelsen
- Kost per kunde (Cost Per Customer)
Vigtigt i: Salg, Ledelsen
- Kroner købt for pr. kunde
Vigtigt i: Salg, Ledelsen
- Bedst sælgende produkter
Vigtigt i: Salg, Ledelsen, Marketing
Kundeservice
- Ventetid for kundebesvarelse
Vigtigt i: Support, Ledelsen
- Mersalg
Vigtigt i: Support, Salg
- Antal klager pr. henvendelse
Vigtigt i: Support, Ledelsen
- Tid brugt pr. henvendelse
Vigtigt i: Support, Ledelsen
- Kundetilfredshed
Vigtigt i: Support, Ledelsen, Marketing
Internt i virksomheden
- Medarbejder tilfredshed
Vigtigt i: HR, Ledelsen
- Træningsomkostninger
Vigtigt i: HR
- Hyringsomkostninger
Vigtigt i: HR
- Fraværsprocent
Vigtigt i: HR, Ledelsen
- Medarbejder engagement
Vigtigt i: HR, Ledelsen
Èn key performance indicator er ikke mere rigtig at tracke end en anden i alle virksomheders tilfælde. Det gælder om at skræddersy dine KPI’er efter virksomhedens behov og ambitioner.
Dine KPI’er i hver enkelt afdeling skal afspejle den målsætning, som virksomheden har for den enkelte afdelings performance. Men om målsætningen er at øge kundetilfredsheden, øge medarbejderengagementet eller fordoble bundlinjen er individuelt. Dertil skal der lægges noget arbejde i at sørge for, at man tracker de rigtige KPI’er fra starten af, sådan målsætningen forholdes klar og forvirring kan forhindres.
Men uanset hvordan man vender og drejer den, så kan man ikke komme udenom det faktum, at det er mere fordelagtigt at tracke sine KPI’er end ikke at tracke noget som helst.
Hvorfor er det fordelagtigt at tracke KPI’er i virksomheder?
Hvis en virksomhed begyndte at tracke én eller flere af de ovenstående KPI eksempler, så vil de opleve større overblik over situationen i virksomheden, opdage optimeringsmuligheder nemmere og undgå faldgruber lettere.
Dette er i hvert fald sådan, at KPI’er virker i teorien. Men virker det også sådan i praksis?
KPI'er skaber positiv indvirkning
Et studie viser, at 68% af virksomheder mener, at KPI’er har en stor indvirkning på deres virksomhed.
Billede af kpiinstitute
Studiet nævner dog ikke, hvilke parametre KPI’erne har en stor indvirkning på. På den måde er det svært at vide, om hvilke fordele de adspurgte virksomheder har oplevet.
Dog er det ikke til diskussion, at tracking af KPI’er klart tilbyder én eller anden form for fordel for de fleste virksomheder, der vælger at anvende dem i deres arbejdsgange.
Selvom virksomheder kan opleve forskellige fordele ved at anvende ovenstående KPI eksempler, så kan de alle kan opsummeres med, at der endelig kommer tal på bordet i situationer, hvor mavefornemmelsen førhen tog over til at tage beslutninger.
Der er nemlig fordele at hente ved at blive datadreven i en virksomhed.
Bliv datadreven med key performance indicators
Ifølge disse erfaringer viser det sig nemlig, at datadrevne virksomheder i gennemsnit er 6% mere profitable end deres konkurrenter.
Ikke nok med at man kan efterlade mavefornemmelsen derhjemme, så skaber tracking af førnævnte KPI eksempler også en mulighed for alle ansatte til at være på samme side. Alle ved, hvad målsætningen er, alle kender virksomhedens situation og alle ved, hvornår det er tid til at fejre succeser eller foretager ændringer.
Ved at tracke sine nøgletal i virksomheden kan man altså i de fleste tilfælde opleve, at det er fordelagtigt for arbejdsgangene – og grundene til dette kan være mange.
Men uanset om det er på grund af muligheden for at tage beslutninger baseret på data i stedet for mavefornemmelsen, at samle ansatte om ét samlet mål eller noget helt tredje, så kan fordelene ikke ignoreres af virksomheder, der leder efter optimeringsmuligheder.
Hvordan kan virksomheder tracke KPI’er?
Der er nu ingen tvivl om, at der er gavn at hente ved at tracke KPI’er. Men hvordan bærer en virksomhed sig ad med at tracke disse?
Først og fremmest vil du nævne, at hvis du har svært ved at vurdere, hvilke KPI’er der kunne være relevante at tracke i din virksomhed, så kan du læse mere her.
Hvordan går andre virksomheder til opgaven?
Hvis du allerede ved, hvilke nøgletal du ønsker at tracke, så skal du vide, at der er flere måder at gå til opgaven på.
Typisk er det ansatte i lederpositioner, der tracker disse tal ved for eksempel selv at udregne de relevante nøgletal også smide dem i et excel-ark eller lignende.
Andre steder er det også set, at tallene opdateres manuelt i slutningen af dagen på en tavle.
Der er som sådan ikke én rigtig måde at tracke KPI’er på. Lederløsningen er okay, fordi vedkommende har adgang til alle de seneste tal og tavleløsningen er okay, fordi den tilbyder hele kontoret et overblik. Isoleret set er disse løsninger okay, men de er ikke de bedste løsninger.
Vi mener, at virksomheder kan drage størst fordel af at tracke deres KPI’er ved hjælp af et dashboard.
Track enhver key performance indicator med et dashboard
Et dashboard er et skærmbillede, der præsenterer udvalgte nøgletal på en visuel måde. Disse kan derefter vises på enten individuelle computerskærme eller på storskærme hængt op på kontorvæggen.
Eksempel på en dashboard løsning til eKontoret
Et dashboard tilbyder nemlig fordelene, som lederen har, da nøgletallene opdateres på minutbasis for altid at vise de nyeste tal. Derudover tilbyder den også samme overblik som tavlen gør, da den vil hænge til skue for hele afdelinger på kontorvæggen.
Men ikke kun overblikket og de hyppige opdateringer af nøgletallene kommer med fordele. Arbejdsgange kan også gavnes af selve visualiseringerne af KPI’er.
Studier viser nemlig, at blandingen af visuel og verbal præsentation af information øger sandsynligheden for, at vi mennesker kan huske informationen.
Lad os sige at dine KPI’er blev visualiseret på et dashboard. Alle i afdelingen kigger op på dét hængende på kontorvæggen og ser tallene blive opdateret mange gange i timen. Det bliver en form for kontinuerligt scoreboard for virksomheden og dens målsætninger og ambitioner.
Efter noget tid så ligger enhver key performance indicator på dashboardet på enhver medarbejders ryggrad. Hvad sker der så?
Hvis information bliver husket bedre, så er der større sandsynlighed for, at der bliver snakket om det. På den måde skabes et positivt loop af konstante opdateringer af data og hyppige samtaler vedrørende disse. Dermed skabes en datadrevet kultur internt, hvor samtalerne omhandler virksomhedens reelle, nutidige situation og den til tider fejlagtige mavefornemmelse tilsidesættes.
Læs mere om fordele ved datavisualisering.
Et dashboard giver hele kontoret det øjeblikkelige overblik over virksomhedens fulde situation. I stedet for at vente på at en leder præsenterer de relevante tal eller tavlen bliver manuelt opdateret, så er alle altid på samme side.
Informationen bliver demokratiseret og alle individer i virksomheden får muligheden for at blive en spiller og komme med deres input til optimeringsmuligheder. Et visualiseret overblik af den rigtige key performance indicator kan gøre hele forskellen – så hvorfor ikke give alle muligheden for at hjælpe til.
Ønsker du et dashboard til at tracke dine KPI'er?
Vil I gerne bestille et dashboard eller har I spørgsmål til processen ved tracking af KPI’er? I kan læse mere om vores priser og vores process her. Ellers kan I altid kontakte os på vores email: salg@dashboard.nu også vender vi tilbage til jer hurtigst muligt.
Læs også: Hvad er et dashboard?
Læs også: 3 huskeregler til et KPI dashboard
