Velovervejede KPI’er er essentielle for en virksomhed. De fortæller, hvad der er absolut mest vigtigt i en virksomhed og kan bruges til at måle udviklingen.
Men når arbejdsdagene bliver travle og rutinen sætter ind, så bliver det sværere og sværere at bevare overblikket og hele tiden have disse KPI’er in mente.
Løsningen til dette er hele tiden at have disse KPI’er og deres udvikling på display – og dette kan du gøre med et KPI dashboard.
Derfor vil vi fortælle dig, hvordan du kan bruge et dashboard til at sikre konstant overblik over dine KPI’er i 7 trin.
1. Dashboardets formål
Ligesom der findes mange forskellige KPI’er til at beskrive mange forskellige grene af data i en virksomhed, så anvendes dashboards også på vidt forskellige måder. De 3 typiske måder er:
- Operationelt
- Analytisk
- Strategisk
Det operationelle dashboard bruges typisk på afdelingsplan og hjælper med at overvåge dag-til-dag aktivitet. Det kunne for eksempel være en intern salgskonkurrence mellem individuelle sælgere. Fokusset ligger i at visualisere de tal, der giver bedst overblik, sådan der kan følges med i den daglige udvikling.
Det analytiske dashboard bruges typisk til at danne overblik af data, der er akkumuleret over længere tid, som kan fortælle en historie om virksomhedens situation. Dette kunne være at følge udviklingen af tilfredshedsprocenten for kundeservice for kvartalet efter de er blevet udstyret med hurtigere computere. På den måde kan denne data altså forklare, om opgraderingen af hardware har en betydning for kundernes grad af service.
Det strategiske dashboard hjælper typisk en virksomheds ledere med at se, hvordan virksomhedens udvikling er i forhold til pre-definerede målsætninger. Det tilbyder virksomhedens ansvarlige et hurtigt overblik over de parametre, der har en betydning for virksomhedens større billede. Dette kunne være omsætningen online i forhold til sidste kvartal for eksempel.
Afhængigt af hvilket formål du har med at visualisere dine KPI’er, så skal du altså vælge den måde, der passer bedst til dig.
2. Udarbejd KPI’er
Når du har valgt den bedste måde at anvende dashboards på for dig og dit formål, så skal du udvælge de KPI’er, som du vil visualisere.
Hvis du ikke allerede kender din virksomheds vigtigste KPI’er, så kan du enten tage inspiration fra KPI eksempler eller udarbejde dine egne KPI’er.
Alle data kan dog synes vigtige i en virksomhed. Derfor er det vigtigt, at du vælger med omhu og er villig til at fravælge nogle. Ellers bliver dashboardet alt for uoverskueligt, da der kommer for mange visualiseringer på skærmbilledet.
Her skal du tænke på:
- Hvem skal bruge dashboardet?
- Hvilke KPI’er er mest fordelagtige at vise dem?
- Hvad skal de se for at kende virksomhedens udvikling bedst?
Det er svært at sige, hvilket antal der er for mange og for lidt. Men hvis du kan holde det mellem 5-10 KPI’er pr. dashboard, så kan der godt findes en balancegang mellem brugbarhed og overskuelighed.
3. Planlæg datakilder
Lige så vigtigt som dine KPI’er er de datakilder, hvorfra du henter dine data. Dashboards fungerer på den måde, at de integrerer skærmbilledet med dine egne systemer, sådan de altid kan vise dine mest friske data.
Dermed kan du altså kun få visualiseret de data, som ligger i et system, som kan integreres med dem.
Uden integrationen kan disse datas udvikling ikke trackes, hvilket betyder, at de bliver statiske – og statiske data bliver meget hurtigt irrelevante, da din virksomheds vigtigste tal højst sandsynligt ændrer sig flere gange om dagen.
Integrationer kan komme i mange former. Herunder er nogle af dem, som vi ser oftest.
Hvis du ikke ser én eller flere af dine systemer, så kan du kontakte os også finder vi en løsning.
4. Vælg visualiseringer
Der er mange forskellige måder, hvorpå du kan få visualiseret dine KPI’er, men nogle af disse måder er bedre end andre.
Valget ligger her i at finde de visualiseringer, der komplimenterer de forskellige udviklinger i data bedst. Hver mulighed har sine styrker og sine svagheder:
- Linjediagrammer er gode til at visualisere tidsperioder, sådan de hurtigt kan forstås
- Søjlediagrammer er gode til at visualisere sammenligninger blandt kategorier
- Cirkeldiagrammer er gode til at visualisere forhold blandt variabler
Der er mange flere visualiseringsmuligheder, end der kan nævnes i én artikel. Du kan henvende dig til os, hvis du mangler sparring på muligheder eller ønsker én bestemt type visualisering til dit dashboard.
5. Hvor og hvor mange
Din virksomheds størrelse, kontorets indretning og mængden af hjemmearbejdere kan alle have en indflydelse på, hvor mange dashboards det giver mening at anvende og hvor de skal vises.
Det typiske eksempel er storskærmen, der hænger på kontorvæggen i enten salg- eller marketingsafdelingen, hvor den visualiserer de vigtigste data i mange forskellige farver, imens den pynter.
Men det er også muligt at have flere dashboards, der er skræddersyede til den givne afdeling, som de anvendes i. Det er også muligt at have dashboard software kørende på sin egen laptop, sådan alle medarbejdere har mulighed for at anvende dashboardet fra deres egen computer.
6. Analysér løbende
Afhængigt af din virksomhed formål, måden du bruger dit dashboard og hvor meget dine KPI’er udvikler sig, så er der mange variabler, der kommer til at bestemme, om dashboardet kommer til at gavne jer direkte, indirekte eller overhovedet ikke.
Dermed kan du med fordel køre nogle tests for at finde effekten af dashboardet, om det bliver brugt korrekt eller om det overhovedet bliver brugt.
Datavisualisering kommer med mange beviste fordele. Men det er stadig muligt at udarbejde et dashboard på en måde, sådan det bliver alt for uoverskueligt til at være brugbart.
7. Evaluér
Efter en given tidsperioden skal resultaterne evalueres.
Hvis alle dataene og visualiseringer er gået ned på dashboardet, men virksomheden som helhed har oplevet vækst, så er dette et tegn på, at den rigtige kombination af KPI’er ikke er fundet endnu.
Men vigtigst af alt skal du mærke efter, om du og dine medarbejdere har brugt dashboardet.
Visualisering af data er et stærkt værktøj, som forbedrer forståelsen, bevarer overblikket og fremmer hukommelsen for data – men KUN hvis det er udført korrekt. Ellers er det en bunke rod, som der skal optimeres.
Bestil KPI dashboard
Kontakt os og vi vender tilbage til dig med et tilbud på et skræddersyet dashboard, som vi udarbejder i tæt dialog med dig. Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker en data workshop, generel sparring eller har spørgsmål til produktet eller processen.
