Benchmarking er én af de ting, som er et nørklearbejde at implementere i starten, men kan hjælpe med at flytte virksomheden på den lange bane.
Det kræver tålmodighed, refleksion og at du har styr på dine data. Uden det komplette overblik er det ikke muligt at gøre – ikke effektivt i hvert fald.
Men hvad er benchmarking, hvorfor skal du bruge det og hvordan implementerer du det i din egen virksomhed? Alt dette bliver diskuteret længere nede.
Hvad er benchmarking og hvad kan man bruge det til?
Benchmarking er en måde, hvorpå en virksomhed kan sammenligne sine data med konkurrenter, industrinormer eller sig selv internt. Dette kunne være priser, kvalitet på produkter, markedsandel, generel kundetilfredshed osv. – så længe der er en sammenligning.
Men du kan i virkeligheden benchmarke alle slags resultater, nøgletal og processer. Formålet er nemlig at bruge disse faktorer til at få en idé om, hvordan din virksomhed er placeret i markedet på forskellige parametre.
På den måde bruges benchmarking som et værktøj til at sammenligne performance i virksomheder. Du finder ud af, hvad du vil undersøge, du benchmarker de forskellige parametre også agerer du ud fra dine fund.
Der er 3 tilgange, som du kan bruge til denne process. Vi har været lidt inde på dem allerede, men nu vil vi gå i dybden med, hvad de betyder. De hedder:
Intern benchmarking
Konkurrent benchmarking
Best practice benchmarking
Hver af disse tilgange tjener sit eget specifikke formål. Lad os finde ud af hvilke du kan få mest ud af at bruge.
Intern benchmarking
Benchmarking internt er, når du ønsker at sammenligne internt i virksomheden. Dette kunne være på tværs af kontorer, afdelinger, butikker – hvad som helst så længe det kun foregår hos jer.
Den type benchmarking tilgang er den nemmeste at udføre, da du bare kan trække den relevante data ud fra jeres egne systemer, sådan du kan analysere på dem med det samme.
Intern benchmarking ses typisk i salgsafdelinger eller hos support, hvor grupper eller enkelte medarbejderes performance trackes på et dashboard, der hænger på kontorvæggen.
Med et dashboard kan alle jeres data vises, siden det integreres med jeres egne systemer. Dermed bliver mulighederne store nok til at passe alle typer af virksomheders ønsker og behov. Så kan du komme i gang med benchmarking internt.
Læs også: 4 ting dashboards hjælper ledelsen med
Konkurrent benchmarking
Denne tilgang hører til ekstern benchmarking og er, når du ønsker at sammenligne din virksomhed med en anden virksomhed – typisk én eller flere konkurrenter.
Den type benchmarking tilgang er sværere at udføre end den forrige, da du i nogle tilfælde er nødt til at lave noget feltarbejde for at finde data på andre virksomheder.
Formålet med konkurrent benchmarking er at finde ud af, hvordan din virksomhed klarer sig i forhold til konkurrenter på specifikke parametre. Når du ved, hvad dine egne og deres fordele og faldgruber er, så har du en fordel.
Så kan du lære, hvad din virksomhed gør rigtigt og hvor den skal forbedres. Du ved altså, hvor din tid giver bedst afkast.
Best practice benchmarking
Denne tilgang hører også til ekstern benchmarking og er, når du ønsker at sammenligne din virksomhed med dem, der klarer sig bedst i din industri eller inden for din produkt- eller servicekategori.
Den type benchmarking tilgang er potentielt den sværeste at udføre, da der kan være mange forskellige virksomheder, der konkurrerer på de forskellige parametre, som du gerne vil optimere efter.
Formålet med best practice benchmarking er at finde ud af, hvem der gør hvad bedst. Når du ved, hvad der anses for best practice på de forskellige parametre, så kan du få inspiration og idéer til, hvordan du selv kan forbedre dine egne parametre i virksomheden.
Hvorfor burde du overveje at benchmarke?
Der er klare fordele at indhente ved at bruge benchmarking aktivt i din virksomhed.
Der er også mange eksempler på, hvad du kan forbedre ved at benchmarke. Du kan for eksempel forbedre:
Processer
Målsætninger
Effektivitet
Omkostninger
Kvalitet
Kundetilfredshed
Det at benchmarke er dog ikke ren magi; det er et værktøj, som skal bruges til systematisk undersøgelse af, hvordan du kan forbedre din virksomhed på udvalgte parametre.
Dette betyder altså, at du kan forbedre alting i din virksomhed, hvis du sætter dig mål for det og du kan bruge benchmarking som måden at nå dertil. Du skal bare lære, hvordan du skal bruge det også er det kun din fantasi, der sætter grænser.
Elinstallatørernes Landsforering (ELFO) bruger for eksempel benchmarking til at udgive normtal, som deres medlemmer kan bruge ved deres planlægning og budgettering.
Her tilbyder de et vejledende gennemsnit af økonomiske nøgletal, der baserer sig på virksomheders regnskaber. Ud fra disse sammenligninger er det muligt at finde frem til den gennemsnitlige dækningsgrad, omsætning, likviditet osv.
Men benchmarking behøver ikke at ske gennem foreninger og være tilsendt til bestemte medlemmer. Du kan helt selv udføre denne proces, der kan give din virksomhed en konkurrencefordel.
Her skal du lære, hvordan du kan sammenligne dig med dine konkurrenter for at drage inspiration til, hvordan du kan drive din egen virksomhed endnu bedre, end du allerede gør og forblive konkurrencedygtig.
Sådan bruger du benchmarking
Når du har fundet ud af, hvilken benchmarking tilgang du vil bruge, så skal du finde de parametre, som du ønsker at måle på.
Om det hedder benchmark, parametre, faktorer, nøgletal, KPI’er eller noget helt andet er lige meget – hvis du synes, at det er relevant i en sammenligning, så er det godt nok.
Hertil er der 7 trin, som der skal følges, hvis du gerne vil udnytte benchmarking til sit fuldeste:
Hvad er formålet?
Hvilken tilgang passer bedst?
Identificér relevante parametre
Identificér modparten du vil sammenligne med
Udarbejd en handlingsplan
Track udviklingen
Evaluér resultaterne
Lad os gennemgå dem trin for trin.
1. Hvad er formålet?
Inden du går i gang med at benchmarke data til højre og venstre, så skal du først vide, hvor du gerne vil forbedre din virksomhed.
Er kundetilfredshed vigtigt i din industri? Ønsker dine kunder kvalitet over kvantitet? Synes du, at salgstallene er lavere end dine konkurrenters?
Du kender din virksomhed bedst, så det er kun dig, der kan besvare disse spørgsmål. Kun du ved, hvor det er mest fordelagtigt at bruge din tid på optimering.
2. Hvilken tilgang passer bedst?
Når du har fundet formålet med at starte benchmarking processen, så skal du bestemme dig for den tilgang, som du ønsker at bruge.
Det er helt klart nemmest at bruge intern benchmarking, da alle dataene allerede er tilgængelige eller nemme at anskaffe, men denne tilgang er ikke relevant, hvis du vil sammenligne dig selv med din tætteste konkurrent eller best practice inden for din industri.
Tilgangen afhænger også af dit formål. Hvis du har dit formål klart i tankerne, så burde du kunne forestille dig den bedste vej til at benchmarke lige præcist dén problemstilling.
3. Identificér relevante parametre
Du ved allerede, hvad dit formål er og tilgangen til at nå dette – nu skal du finde de parametre, der kan hjælpe dig bedst på vej.
I mange tilfælde ville dette være én eller flere KPI’er. De er nemlig gode til at sætte et tal på noget, som virksomheder gerne vil måle på. Derfor er de typisk også relevante til benchmarking, da det er nemt at sammenligne KPI’er, hvis du har alle dataene.
Så stil dig selv spørgsmålet: Hvilke parametre/KPI’er passer til mit formål? Når du ved det, så kan du gå videre til næste trin.
Læs også: 25 KPI eksempler som virksomheder rent faktisk bruger
4. Identificér modparten som du vil sammenligne med
For at benchmarke skal du som sagt have noget at stille din virksomhed op imod. Her skal du tilsvarende til dit formål, den brugte tilgang og de udvalgte parametre finde en modpart, som du kan sammenligne med.
Undersøg din egen virksomhed, dine konkurrenter eller industriens best practice og se hvilke muligheder der er. Måske er din virksomhed forholdsvis lille og det giver ikke mening at sammenligne sig selv med industrigiganter?
I så tilfælde kan du se, om du kan nøjes med at sammenligne afdelinger. Hvis ikke – så tag din tættest konkurrent og find ud af hvordan du kan gøre tingene bedre end dem.
5. Udarbejd en handlingsplan
Alt afhængigt af hvordan du definerer benchmarking, så kan de næste 3 trin anses som for post-benchmarking. Dette skyldes, at det primært er et planlægningsværktøj. Men vi inkluderer alle 7 trin her, fordi vi tror på, at en plan kun er noget værd, hvis den er efterfulgt af handling.
Du er nemlig nu nået til det trin, hvor du skal planlægge de handlende skridt. Hvordan skal du indsamle data på konkurrenter, hvordan skal dataene bearbejdes, hvordan implementeres fundene – alle gode spørgsmål som du bør stille dig selv i dette trin.
Her skal du altså skabe et roadmap for din benchmarking process. På den måde skaber du et overblik af de handlinger, som du skal til at udføre.
6. Track udviklingen
Dette trin kommer sammen med, at du udfører din handlingsplan. Her er det nemlig vigtigt, at du altid ved, hvad der virker og hvad der ikke virker.
Hertil er datavisualisering et fantastisk værktøj. Det hjælper dig med at skabe overblik af de parametre, som du har udvalgt til din benchmarking process. Dataene bliver på den måde hurtigere at fordøje og nemmere at forstå.
Hvis du ikke ved, hvad der virker og ikke virker, så kan du ende med at gå den gale vej og skade din virksomhed – alt afhængigt af hvor drastiske dine tiltag er selvføgelig – og det kan undgås med tracking. Brug benchmarking til at holde resultaterne op imod hinanden.
7. Evaluér resultaterne
Når tiltagene er implementeret og du har opsat tracking, så er det tid til at evaluere dine resultater.
Resulterede tiltagene i, at du nåede målet? Er parametrene retvisende for formålet? Er det den bedste modpart, som du sammenligner dig med? Der kan være mange ting, der måske skal justeres på.
Hvis du har gennemgået alle disse 7 trin, så har du gennemført din første benchmarking process. Det burde nu stå mere klart, hvordan du kan forbedre din virksomhed på ét eller flere områder.
Konklusion
Benchmarking er ikke en proces, som du kan udføre på en slap eftermiddag også opnå store resultater. Det kræver en systematisk undersøgelse af din egen virksomhed, dine konkurrenter eller industriens best practice.
Men selvom det kan være et omfattende projekt i visse tilfælde, så er mulighederne store. Afkastet af at forbedre et parameter i din virksomhed til at blive bedre end dine konkurrenters kan være massivt.
Mange virksomheder optimerer sig selv hele tiden og det gælder om at hoppe med på vognen. Kun på den måde finder du ud af, hvordan din virksomhed kan blive bedre, end den allerede er og vil forblive konkurrencedygtig.
Læs også: Hvad er et dashboard?
