I løb med at vi samler mere og mere data på hinanden, så er det blevet lige så vigtigt at kunne filtrere i denne information. Især i erhvervslivet kan filtreringen af denne data nemlig være forskellen på, om en virksomhed buldrer afsted eller om den fejler.
KPI’er kan her spille en stor rolle i, at en virksomhed kan filtrere al dens information. De hjælper nemlig i stigende grad med at hjælpe virksomheder til at tænke datadrevet og tage beslutninger baseret på deres egne data i stedet for mavefornemmelsen.
Key performance indicators er stærke til at måle fremgangen i på afdelingsplan og i hele virksomheden, måle processen dertil og i det hele taget måle relevansen for en given overordnet plan, som måske skal justeres hen af vejen.
Men inden vi kan etablere, hvordan virksomheder selv kan måle og endda opstille KPI’er, så skal vi have fastslået, hvad de overhovedet er.
Hvis du allerede ved, hvad en KPI er, så kan du scrolle videre til overskriften “Hvad er kpi måling?”
Hvad er en kpi?
KPI står for key performance indicator og er en målbar værdi, der gør det muligt for virksomheder at vurdere, hvordan det går med at opnå deres målsætninger.
KPI står for Key Performance Indicator og som navnes hentyder, så bruges de oftest til at vurdere, hvordan virksomheder performer i forhold til deres finansielle nøgletal. Disse nøgletal er typisk de vigtigste i hele virksomheden – heraf kommer ordet “key”.
KPI’er kan også inddeles i afdelinger. Marketing og HR er gode eksempler på afdelinger, der er vigtige i hver sin respekt, selvom de ikke anvender de samme data i deres arbejde og beslutningstagen. Det ville heller ikke give mening, siden marketing har fokus på den eksterne del af virksomheden, hvor HR har fokus på den interne del.
Her kan KPI’er deles op i afdelingerne. Marketingsafdelingen fokuserer på de vigtigste eksterne nøgletal, hvor HR så fokuserer på de vigtigste interne nøgletal. På den måde anvender begge afdelinger KPI’er uden at anvende den samme data.
Hvordan laver man KPI’er?
En KPI kan i virkeligheden være hvilket som helst tal. Det kunne endda være noget så lavpraktisk, såsom hvor mange kopper kaffe de ansatte drikker på en dag. Men inden du skaber en afkrydsningsordning ved kaffemaskinen, så er der nogle kriterier, der skal følges, før en KPI er konstrueret korrekt.
Disser kriterier kan opsummeres med SMART-modellen:
Denne model hjælper virksomheder med at afgøre hvilke tal, der er mest fordelagtige at betegne som KPI’er. Dette gøres ved at følge de følgende 5 kriterier:
- Specifik: Hvad repræsenterer dette specifikke tal?
- Measurable: Kan tallet måles?
- Attainable: Er målet opnåeligt?
- Relevant: Er tallet relevant?
- Time-bound: Hvad er tidsrammen for målet?
Herudover har modellen også en udvidelse for virksomheder, der ønsker at evaluere deres KPI’er løbende.
6. Evaluate: Evaluér efter en given tidsperiode om tallet stadig er essentielt for virksomheden
7. Reevaluate: Reevaluér efter endnu en given tidsperiode om tallet stadig er essentielt for virksomheden
Når en virksomhed gennemgår disse spørgsmål med et bestemt tal i hovedet, så opdager de hurtigt, om tallet i virkeligheden er essentielt for virksomheden eller om det er af sekundær vigtighed i forhold til andre tal.
Så for eksempel hvis en leder ønsker at sænke mængden af kassepauser, som de ansatte holder i løbet af en dag, så kan dette sagtens måles og opnås, men det er måske alligevel ikke så relevant for virksomheden, som andre tal er. Derfor kan dette tal dermed ikke vurderes til at være en KPI.
Det opsatte mål skal altså have en målbar værdi, som reelt set kan måle fremgang, der er relevant for virksomhedens udvikling – ikke typisk ikke småting som kaffepauser.
Hvilke key performance indicators skal du vælge?
Det kan være svært at finde ud af, hvilke KPI’er man skal begynde med at måle på. Det ville tage for lang tid at gennemgå SMART-modellen med alle sine indsamlede data – det ville heller ikke give mening for mange af tallene.
Når du skal udvælge nogle KPI’er, der er værd at måle på så prøv at stille dig selv spørgsmålet: Hvilke tal har størst betydning for, om virksomheden har det godt eller skidt?
Når dette spørgsmål stilles og tænkes igennem, så vil du opdage, at kun virksomhedens vigtigste nøgletal afsløres. Derfra kan de gennemgås og hvis de i sandhed er de vigtigste nøgletal, så består de også SMART-modellens spørgsmål og kan etableres som en relevant KPI.
Herfra kan du så vælge både at evaluere og reevaluere de udvalgte KPI’er løbende. Ikke alle tal i virksomheden er altid lige vigtige – det er jo kun de vigtigste tal, der er værd at måle på.
På den måde er det altså en løbende proces at udvælge, beholde og fravælge KPI’er. Ellers kan du ende i en situation, hvor dataene er tilgængelige, målsætningerne er fastslået, men fokusset er det helt forkerte sted.
Udarbejd din kpi strategi
Når du har fundet ud af, hvilket KPI’er der giver mest mening at vælge, så kan du få fordel af at udarbejde en strategi.
En KPI strategi er, når man tager sine overordnede virksomhedsmål også kobler man dem på målbare nøgletal, som man kan se udviklingen på. På den måde har man defineret et tal, som har en direkte effekt på virksomhedens mål, der har følges via udvalgte KPI’er.
Her er et eksempel på, hvordan dette kunne se ud i praksis:
Dette er bare ét eksempel; der er mange andre. KPI strategier begrænser sig heller ikke til hjemmesider – det kan bruges i alle sammenhænge i en virksomhed.
Men selvfølgelig har virksomheder som regel nogle af de samme målsætninger. Mange virksomheder kan nok sige ja til, at de også stræber efter at øge omsætningen ligesom i ovenstående eksempel.
Andre typiske fokusområder for virksomhedsmål kunne dog være:
- Kundetilfredshed
- Kvalitet
- Levering
- Medarbejder
- Omkostninger
- Effektivitet
Det vil være klart for dig, hvilke mål din virksomheder stræber på at forbedre, hvis du kigger på de KPI’er, som du har udvalgt som de vigtigste. De reflekterer nemlig de parametre, som du hellere vil følge udviklingen på end andre.
Når nøgletallene er udvalgt og KPI strategien er sat, så er du klar til at følge deres udvikling, sådan du kan opnå dine virksomhedsmål.
Hvad er kpi måling?
KPI måling er, når en virksomheder udvælger nogle målbare værdier i virksomheden, som de fortsat kan måle udviklingen på.
Her findes først de vigtigste nøgletal for virksomheden, for eksempel ved at bruge den ovenstående SMART-model, også begynder målingen af disse.
Målingen kan foregå på mange måder. De kan trackes passivt og konstant via software, de kan trackes aktivt i et excel-ark eller de kan tjekkes op på per kvartal manuelt. Vigtigheden af virksomhedens givne KPI mål prioriteres herefter.
Vi mener, at alle virksomheder altid skal have et opdateret overblik over de KPI mål, som er vigtigst for virksomheden.
Et studie viser nemlig, at 68% af virksomheder mener, at KPI’er har en stor indvirkning på deres virksomhed.
Dermed har andre virksomheder også givet sin mening på, hvordan KPI mål er behjælpelige for dem. Men det er ikke det eneste. Ifølge erfaringer er datadrevne virksomheder i gennemsnit også 6% mere profitable end deres konkurrenter.
Så ikke nok med at KPI måling er behjælpeligt; det er også profitabelt.
Der er mange eksempler på KPI’er, som er relevante for virksomheder at måle. Disse afhænger også meget af virksomhedstypen. Der er for eksempel stor forskel på en virksomhed med fysiske butikker og en virksomhed med en webshop. Relevansen kan også svinge fra afdeling til afdeling alt afhængigt af, om deres fokus ligger eksternt eller internt i virksomheden.
Få 25 KPI eksempler som inspiration til de forskellige virksomheds- og afdelingstyper her.
Hvordan måler man sine KPI’er?
Som førhen nævnt er der mange måder, hvorpå man kan måle sine vigtigste nøgletal. I denne artikel kommer vi dog kun til at snakke om den metode, som vi synes er bedst – og det er ved at anvende et KPI tracking software.
Ligesom så meget andet software så hjælper denne også med at automatisere processer. Med dette værktøj behøver virksomheder ikke manuelt at måle på deres KPI’er; det sker helt af sig selv, når systemet er sat op.
Siden et KPI tracking software automatisk opdaterer de udvalgte nøgletal, så bliver spørgsmålet, hvordan man ønsker at få vist udviklingen af disse tal. Her kommer vi igen kun til at nævne den metode, som vi synes er bedst – og det er nemlig ved at bruge et Dashboard.
Hvad er et dashboard?
Et dashboard er et skærmbillede, der illustrerer KPI’er gennem visning af tal og visualiseringer. Disse visualiseringer kan bestå af grafer, tabeller, pie-charts – hvilket som helst visuelt element der støtter fremvisningen af de udvalgte nøgletal.
Der er flere fordele ved at visualisere sin data. Heriblandt viser studier, at visualiseringer både kan fremme forståelsen for den visualiserede information samt lagre den bedre i hukommelsen. Du kan lære mere om fordele ved datavisualisering her.
Det er muligt at få professionelle til at konstruere dashboards til virksomheder disse dage. Du kan for eksempel læse mere om, hvordan vi skræddersyer dashboards til virksomheder, der ønsker at måle på deres KPI’er.
Men uanset om du vælger os, andre professionelle eller gør det selv, så synes vi, at din virksomhed skal begynde at måle på sine KPI’er. Der er ingen grund til, at din virksomhed ikke skal kunne bruge KPI mål til jeres fordel.
Konklusion
Om du vælger at tracke dine key performance indicators manuelt i et excel ark eller får dem visualiseret på et dashboard, så er det vigtigste for dig at måle fremgangen på tallene.
Find ud af hvordan afdelingen performer, om online markedsføring rentabel er eller skal du måle fremgang i alle afdelinger eller kun overordnet strategi. Kun du kan svare på disse spørgsmål.
Men der er ingen tvivl om, at den rigtige sammensætning af KPI’er kan afsløre en virksomheds faktiske performance og det forretningsmæssige resultat af jeres arbejde og initiativer.
Du kan godt klare dig uden KPI’er, men virksomhedens succes er bare nemmere at måle, hvis du har nogle virkemidler til at hjælpe dig.
