Mangler du en måde, hvorpå din virksomhed kan kvantificere og måle på ét eller flere performance parametre? Så er performance management måske noget for dig.
Denne type ledelsesstil er fordelagtig for mange danske virksomheder, fordi den holder fokuset på resultaterne. Det er præstationer, der flytter nålen og derfor giver det også mest mening, i mange tilfælde, at holde et ekstra godt øje på det.
Og hvis der i utide ikke præsteres, så skal der gøres noget ved det. Det er vigtigt at holde hovedet koldt og sørge for, at virksomheden klarer sig så godt, som dets potentiale tillader.
Men hvad er performance management og hvordan implementerer man det overhovedet?
Hvad er performance management?
Direkte oversat fra engelsk betyder performance management “præstationsledelse”. Dette begreb dækker over en ledelsesstil, der inspirerer den type engagement, der fører til resultater.
Her holder ledere sig hele tiden opdateret på, hvordan virksomheden performer. De sørger for, at der er motivation blandt medarbejderne til at fokusere på den type arbejde, der resulterer i de bedste præstationer. Derudover anerkender de også dårlige præstationer og inspirerer bedre fremtidige indsatser.
Med andre ord er en performance management leder kaptajnen, der sørger for, at skuden fortsætter fremad i alt slags vejr.
Men før en god ledelse kan inspirere og motivere medarbejdere hen mod at gøre en ekstra indsats, så skal vedkommende vide, hvilke mål virksomheden skal nå.
Hvad er performance mål?
Performance mål er de målsætninger, som organisationen ønsker at ramme med sin præstation.
Disse mål kunne i virkeligheden være hvad som helst og rettet imod hvem som helst i en virksomhed – så længe de er etableret for at engagere den grad af præstation, der skal til for at fuldende målene.
Ud af 202 interviews med ansatte fra forskellige virksomheder mener 70% af dem, at brugen på målinger i fremtiden vil stige.
Størstedelen af de adspurgte ansatte mener altså, at performance mål er kommet for at blive og de går ingen veje i den nære fremtid. Derfor er det interessant at finde ud af, hvordan din egen virksomhed kan konstruere jeres egne mål.
Med egne performance mål får du muligheden for at følge med i de vigtigste data, måle på dem og tage informerede beslutninger. Læs mere om hvordan du konstruerer mål her.
Læs også: 25 KPI eksempler som virksomheder rent faktisk bruger
Hvordan implementerer man performance management?
Performance management er kun noget værd, hvis du implementerer det i arbejdsgangene i virksomheden. Uden handling forbliver øget performance én af de ting, som alle ønsker, men ingen ved, hvordan det er muligt at opnå.
Hertil er 4 overordnede trin, som du kan anvende til at komme i gang med performance management:
1. Sæt nogle mål
Hele processen starter med, at du skal finde de målsætninger, der er vigtigst for jeres virksomhed. Hvis du ikke har nogle mål, så opererer du i blinde og det kan nemt blive skadeligt på den lange bane.
Målene sætter forventningen til arbejdsindsatsen. Så er alle på bølgelængde med, hvad der skal til for at opnå disse performance mål.
Giv nogle tanker til hvorfor du ønsker at implementere performance mål som en start. Vil du for eksempel øge salg i salgsafdelingen? Så udvælg de KPI’er der berører netop den målsætning.
2. Bestem benchmarks
Find ud af hvor dine resultater står i sammenligning med andre. Målsætninger kan være arbitrære, hvis du ikke har noget at stille dem i forhold til. Dette kan både ske internt i virksomheden eller eksternt.
Vil du for eksempel sælge mere end dine konkurrenter? Skal salg sælge mere end marketing? Skal kundeservice stå for flere mersalg end salg? Skal virksomheden sælge 10% mere end sidste år? Der er mange forskellige eksempler.
Pointen er at sætte performance i forhold til noget andet, sådan du kan se, om du er på rette kurs. Uden denne kontekst er et mål jo bare et tal, der ikke har nogen reel betydning.
Læs også: Din guide til benchmarking
3. Beløn performende adfærd
Når der er nogle, som giver arbejdet en ekstra skalle, så er det også vigtigt at belønne dem. Det behøver nødvendigvis ikke komme i form af eksterne goder såsom chokolade, ferier eller lignende.
Det viser sig, at anerkendelse er stærk til at skabe motivation af medarbejdere. Vi er sociale dyr og vi elsker, når vores ekstra indsats bliver anerkendt af ens medmennesker.
Der opstår også en mulighed for at signalere til resten af virksomheden, at god performance belønnes med anerkendelse, hvilket kan øges de andres indre motivation til at gå efter guldet næste gang.
4. Opsæt et målesystem for målsætningerne
Du kan opstille nok så mange målsætninger, men hvis du ikke har dannet et system til at måle performance, så finder du aldrig ud af, om du når dem. Derfor skal du finde en måde, hvorpå du kan følge dine performance måls udvikling.
Nogle virksomheder bruger tavler og ændrer tallene derpå ved slutningen af arbejdsdagen. Det kan være motiverende at fjerne tallene manuelt for at skrive et større tal på derefter.
Men vi anbefaler virksomheder at automatisere denne process. Så kommer opdateringerne i løbet af dagen og ikke kun i slutningen af den. Dette kan gøres ved at anvende et performance management software.
Målesystem til performance management
Et performance management system er en måde, hvorpå målingen af performance automatiseret ved hjælp af software. Her indsættes virksomhedens strategi via nøje udvalgte KPI’er også trackes udviklingen automatisk.
På dem måde tilbyder den mange organisationer at gå ud over den traditionelle performance management model med excel-ark og løbende feedback.
Hvis medarbejdere får adgang til informationen i systemet, så ved de godt selv, om de har præsteret god performance eller om deres tal viser, at de oplever udfordringer.
Men god performance management er ikke kun at vise medarbejderne effekten af deres arbejde – der medfølger også løbende opfølgning. Første trin i at implementere sådant et system i din organisation kunne være at anskaffe et performance dashboard.
Performance dashboard
Et performance dashboard er et skærmbillede, der udnytter et performance management software til at integrere et skærmbilledes visualiseringer med de udvalgte performance mål.
Performance dashboards fokuserer på at tage den data, der udgør virksomheder målsætninger og visualisere dem på en måde, der gør det nemmere at forstå informationen og tage datadrevne beslutninger derudfra – ligesom nedenstående billede illustrerer:
Der er mange brikker i spil, når et performance dashboard skal udarbejdes. Mange mål skal vises på samme tid og visualiseringerne skal komplimentere hinanden uden at skabe uoverskuelighed på skærmbilledet.
Derfor er det fordelagtigt for virksomheder at få professionelle til at udarbejde et til dem. Vi tilbyder skræddersyede dashboards til virksomheder, hvor vi sætter os ned og lytter til deres ønsker og behov. Herefter udarbejder vi dashboardet i tæt dialog for at sikre, at skærmbilledet visualiserer de udvalgte performance mål på den rigtige måde.
Læs også: 4 ting dashboards hjælper ledelsen med
Performance kultur i hele organisationen
Uanset om du vælger at anvende et performance management system eller om du vælger at tracke din virksomheds performance mål manuelt, så er der ingen tvivl om, at der er fordele ved at holde overblik over sine målsætninger.
Det tilbyder en type overblik over virksomhedens situation, som der sjældent opnås uden konstant tracking af sine mål.
Derudover giver det også hele virksomheden chancen for at træffe datadrevne beslutninger i alle situationer i stedet for at skulle stole blindt på en mavefornemmelse.
Hvis du er interesseret i datadrevet ledelse og hvordan man fremmer en virksomhedskultur baseret på data, så har vi allerede lavet en hel artikel om det her.
Performance management trends
Mange virksomheder har allerede åbnet øjnene for performance management og kun flere og flere begynder at benytte det som ledelsesstil. Og det er ikke svært at se hvorfor.
Som førnævnt fokuserer denne ledelsesstil på resultaterne. Denne tilgang har vist om og om igen, at den kan levere i den moderne verden.
Performance management er nemlig ikke stillestående; det er innoverende. Så længe der kan leveres resultater, så er denne ledelsesstil klar til at afprøve ændringer.
Derfor er der også dukket nye trends op indenfor verdenen med performance management, hvor der er mulighed for at innovere på de gamle måder at gøre tingene på.
Du kan se blot få af disse performance management trends nedenstående:
1. Flere samarbejder med freelancere
Med performance management voksende i erhvervsmiljøet bliver det i højere grad mere normalt for virksomheder at samarbejde med freelancere frem for at hyre internt. Og grundene til dette er mange.
Først og fremmest har vi alle oplevet, at virksomheder sagtens kan klare sig under udelukkende digitale omstændigheder. Pandemien skubbede næsten alle ud i et scenarie, hvor eksperimentet om at klare alt sit arbejde online blev en realitet, hvilket jo viste sig at være en god mulighed for nogle.
Derudover er der også flere og flere mennesker, der ønsker at være freelancere end medarbejdere i en virksomhed. På nuværende tidspunkt er 35% af den globale befolkning freelancere – og den statistik er kun stigende.
Hvis en performance management ønsker de bedste folk, så skal de måske søge efter freelancere at samarbejde med. Det er også billigere i mange tilfælde end at hyre en ny medarbejder.
2. Performance dashboards bliver mere normalt
VI har snakket lidt om performance dashboards ovenstående, men vi dykkede aldrig ned i, hvorfor de er fordelagtige at have på arbejdspladsen.
Studier viser, at blandingen af tal og datavisualisering kan øge forståelsen for informationen med op til 400%. Derfor viser det sig, at dashboards ikke bare er dyre plakater på kontoret; de er til stor gavn.
Derudover viser andre studier også, at hvis information indlæres både visuelt og verbalt, så er der en 6,5 gange større sandsynlighed for, at det bliver lagret bedre i hukommelsen og ikke bare bliver glemt. Med et dashboard hængende på kontorvæggen bliver det nemlig svært for medarbejdere at ignorere de konstant opdaterende tal og lade være med at have dialoger på grund af dem.
Det er altså svært at argumentere imod brugen af datavisualisering i en virksomhed, hvis man ønsker at innovere og optimere resultater hele vejen rundt til stor effekt.
Læs mere om fordelene ved visualisering af data.
3. Business Intelligence automatiserer analyse af big data
Hvis man gerne vil optimere på arbejdspladsen, så er Business Intelligence et rigtig godt sted at starte.
Flere og flere virksomheder er begyndt at anvende denne type software. Det kan nemlig modtage enorme mængder af ustruktureret data, som derefter deles ud i de relevante kategorier, hvorefter estimater og prognoser kan genereres.
Virksomheder slipper altså for meget af det manuelle sortering og analyse, som der typisk kommer med store mængder af ustruktureret data. Performance management udnytter med glæde Business Intelligence for at slippe for dette.
Der er allerede en række af virksomheder, der tilbyder dette. eKontoret har for eksempel en Business Intelligence løsning, der kan integreres med blandt andet økonomisystemet e-conomic. Tjek dem ud her hvis du vil læse mere.
Konklusion
Der er vist ikke længere nogen tvivl om, at performance management er en strategi, der er kommet for at blive og højst sandsynligt kun vokser sig større med tiden.
Og det er nemt at se hvorfor – det leverer resultater. Motivering af medarbejdere, udvikling af arbejdskulturen og innovering af processer er opskriften for en agile organisationer, der er klar til at bekæmpe både store og små udfordringer.
Der er en læringskurve, som der skal klatres, før en virksomhed kan begynde at benytte denne ledelsesstil.
Men når performance management først er implementeret som jeres strategi, så er I klar til at storme fremad og aldrig kigge tilbage igen.
Læs også: Hvad er et dashboard?
